就業規則作成を迷っている方へ

「就業規則は、従業員数が10人以上になったら作成しなければいけない」と言われています。労働基準法にも確かにそう書いてあるので、“法律を守る”という視点から言えば決して間違ったことではありません。

ところで、就業規則とはなんでしょうか？言うまでもなく、ある会社で従業員が働く上でのルールが書いてあるものです。例えば就業規則には、通常こういう規定が書かれます。
「試用期間は○ヶ月とする。ただし、当初設定した試用期間だけでは本採用すべきかどうか判断しかねる場合は、さらに○ヶ月間、試用期間を延長することがある」

社長の考えている試用期間が3ヶ月だったとして、一方で、入社した従業員が以前勤めていた会社では1ヶ月だったとします。入社時にこのことを就業規則か労働条件通知書などできちんと確認していないと、トラブルの元ですよね。
さらに、その3ヶ月の試用期間中の働きが微妙なケースで、もう3ヶ月間様子を見たいと社長が思ったときに、「試用期間の延長」に関する取り決めがなければ、従業員に試用期間延長の話を持ち出したときに、やはりトラブルになりますよね。

また、こういうケースはどうでしょう。
仕事中に従業員がスマホで私用メールやLINEをするのは困るので禁止したいと社長は考えている一方で、従業員が以前勤めていた会社では、私用メールやLINEをするぐらいでは注意を受けたことがなかったという場合です。就業規則が無いのに服務規律や懲戒規定だけ作っているというケースは稀だと思うので、通常は「就業規則が無い＝服務規律や懲戒規定がない」ということになります。

たとえ10人未満の会社と言えども、「こういうことをしてもらっては困る」という社長の考えはありますよね。でもそれは、明文化しないと意味がありません。「社長の常識＝従業員の常識」ではないのです。
会社側からしたら本当にビックリするくらい困った考えを持つ労働者も存在します。もっと厄介なのは、懲戒処分をしようと思ったときに、どんなに従業員が悪さをしようとも、懲戒規定がなければ懲戒処分を課すことはできないという法規制があるということです。

労働基準法に書かれている「10人以上になったら就業規則を作成して届け出る」というのは、ただそう書かれているだけであって、こうした社内のトラブルに遭ったら、就業規則のない会社は苦境に立たされるだけというのが現実です。「10人未満だから就業規則がなくても問題ないのでは？」という主張は、労使トラブル上はほとんど無意味です。

「顧問税理士から、従業員が少ないうちは就業規則はいらないと言われた」という経営者が多くいらっしゃいます。しかしそれは、“就業規則の作成義務があるかどうか”という労働基準法の視点からの意見であって、労務管理で苦労しないためには10人未満でも就業規則を作成するのが絶対条件です。私の感覚からすると、小規模の会社のほうが労務管理に対する意識が一般的に低いので、より労使トラブルが発生しやすいのではないかと思っています。

こうしたことから考えれば、必然的に「従業員を一人でも雇ったら就業規則を作っておくのが正解」ということになるのです。厳密にいえば、その一人を雇う前に作るのがベストです。

現在の労働法は、実に「従業員に甘く、経営者に厳しい」制度です。ある意味経営者は、従業員を雇っただけで様々なリスクを負うことになるので、是非就業規則くらいは最低限作成して企業防衛をしていただきたいと思います。

今の世の中は、インターネットの普及で情報が入手しやすくなっていますね。そのおかげで、労働者は昔に比べて本当に法律に詳しくなっています。そうなると起こってくるのが、「権利主張」ということになります。

「本当は法律的にこうだろうだけど、会社に居づらくなるから言うのはやめよう」と思っている労働者が大半なので、通常は労使間で大きな揉め事なることはありません。

しかし、「会社を辞めても良い」と労働者が思い始めたら、そうはいきません。会社に居づらくなったって構わないわけですから、「取れるものは取ってやろう」「喧嘩してでも、自分の主張を通そう」ということになるのです。 もちろん、「辞めても良い」とは考えておらず、在籍し続ける一方で法律論を武器にして経営者に物申してくる人もいます。

一方でここ数年、労働者の「駆け込み寺」の選択肢が増えています。労働基準監督署には「総合労働相談コーナー」が設置され、そこで手に負えなければ労働局の「あっせん委員会」に、労使紛争解決のあっせんを申し立てることができるようになっています。

また、裁判ではないものの、それに似た「労働審判」という制度もできて利用が増加しており、報道などでたびたび登場する「地域労働組合（ユニオン）」も、誰でも入れる労働組合として認知度が増しています。 “サービス残業代の請求”を専門に支援している法律事務所も多数存在しています。

つまり、労働者が会社と闘おうと思えば、法に守られた制度を利用していつでも簡単に会社と争うことができる世の中になっているのです。それを裏付けるように、労働基準監督署の総合労働相談コーナーに寄せられた相談件数だけで、年間100万件を超えています。

こうした労使トラブルが発生しやすい現状において、会社がどうやってそれに対処すればよいかと言えば、まずやるべきは就業規則の作成や見直しなのです。
「労使トラブルの現場では、まず就業規則が確認される」のページで詳しく述べていますが、就業規則がない会社、就業規則があっても内容が乏しい会社というのは、「労務管理をしっかり行っていない会社」というレッテルが貼られ、それだけで労使トラブル下において会社は不利な状況に置かれ、極端に言えば土俵にすら立てなくなるのです。

労務管理において、大企業と中小企業の差で大きなものと言えば、労働組合の有無です。労働組合の組織率は大きく低下していますが、それでも大企業には労働組合があることが多いです。

労働組合は、ご承知の通り「労働者の見方」ですから、一個人である労働者の労働条件を守るためにいろいろ動いてくれます。ということは、大企業では労働者の不利になることについては、労働組合というしっかりした組織がきちんと経営側と交渉の上、トラブルが発生する前に話し合いで解決しています。
もちろんそうでない場合もありますが、少なくともトラブルが発生する前には、労務管理について知識のある労使双方の人間が、きちんと話し合いの場を持っています。

一方、中小企業を見ると、労働組合が無い会社のほうが圧倒的に多いですね。そして、数人から数十人の会社では、労務管理の専門知識を持ったスタッフがいないことが多いので、労務管理に関する意識はどうしても低くなりがちです。そうなると、どうしても労使トラブルが発生しやすくなってしまうのです。

怖いのは、労働組合の無い会社でも、労働組合と交渉を行わなければならない場面があるということです。地域合同労組（ユニオン）は、誰もがいつでも入れる労働組合として存在しています。そのユニオンに解雇した従業員が加入し、会社に対して解雇撤回を求めて団体交渉を要求してくるケースがかなりあります。無視することは法律上できないので交渉を行わなければならず、交渉が行き詰まると、ユニオンによっては、会社前や社長宅前で抗議の街宣行動やビラ配りを行うこともあります。 また、取引先業者や関連会社に対して、皆さんの会社で労使トラブルが起きている旨の文書を送りつけることもあります（信用悪化を懸念する経営側の意図をついて、交渉を有利に進めるため）。

「人数が少ないから、労務管理にはまだあまり気を遣わなくても大丈夫」という考えは、成り立ちません。労務管理は、労働者を1人でも雇ったときから始まっています。労務管理の基本は、就業規則や労務規程など「会社内のルール」を整備することです。

労使トラブルを起こしたくない、また、仮に起きてしまった場合でも不利な立場に立たされたくないという経営者の方は、是非ともしっかりとした就業規則を作成することを心がけてください。

労使トラブルにはいろいろなものがあります。例えば、解雇した従業員との間で「不当解雇」を理由にトラブルとなるケース、複数回契約を繰り返した契約社員との間で発生する「雇い止め」で揉めるケース、未払い残業代の支払いを訴える従業員との「残業代不払い」問題。

では、こうした労使トラブルが労働基準監督署や裁判所、労働局のあっせん委員会などに持ち込まれた場合、会社はどうやって正当性を主張するのでしょうか？

「言った、言わない」で争っていても、労働基準監督署や裁判所、あっせん委員会などの第三者は何の判断もできないので、こうした労使トラブルでは「書証」、つまり書類の証拠をかき集めることから始まります。例えば、賃金台帳やタイムカード、労働条件通知書や労働契約書となるわけですが、一番の代表格が「就業規則」です。

実は、労働契約法という法律に、
「合理的な労働条件が定められている就業規則を労働者に周知させていた場合には、労働契約の内容は、その就業規則で定める労働条件によるものとする」
と書かれています。つまり、法律で「就業規則の内容＝会社と労働者とが約束した労働条件」と決まっているのです。だから、労使トラブルの書証でいちばんモノを言うのは、就業規則ということになるのです。

ちなみに、労働契約法には、「労働者数が10人未満の場合は…就業規則を作成しなくても良い」みたいなことは一切書かれていません。「使用者−労働者」という関係に入ったら、もちろん労働者が一人でも労働契約法は適用されます。

こうした現実の中で、万が一労使トラブルになってしまったときに、「実は、従業員が10人未満なので就業規則は作っていません…」では、会社の正当性は十分に主張できません。労働条件通知書に細かいことをあれこれと詰め込むのは現実的でないですし、実際にそうしている会社も少ないでしょう。もしかしたら、労働条件通知書すら作成していない会社もあるかも知れません。

こうして不利な立場に立たされると、労働者保護の色彩が強い労働法の世界ですから、会社にとって大きな負担を強いる判断がなされる可能性が高まります。 それはつまり、“不当解雇認定による多額の解決金支払い命令”であったり、“過去のサービス残業代の支払い命令”であったり、ということです。

こうしたリスクは、従業員を一人でも雇ったときから、いざというときの企業防衛を考えた内容で就業規則を作成し、その内容に基づいて社労士などの専門家のアドバイスを受けて対応していれば、かなり抑えられるものです。ヒトに関することで揉めることは、経営者にとって精神衛生上極めて良くないことですから、「入り口」の時点でしっかり対策を整えておきましょう。

よく聞く話に、「就業規則を作成するのは、ある程度従業員が増えてからでいいだろう」という考え方があります。「顧問税理士からそのように言われた」という経営者も多いでしょう。
これは恐らく、労働基準法で10人未満の会社には就業規則の作成が義務付けられていないことと、「従業員が少ないうちは就業規則がなくても大丈夫」といった考えが世間一般に蔓延していること、によるものと思われます。

しかしそれはまったくの誤解です。

ここで、就業規則の作成権限の話をしたいと思います。
就業規則というのは、会社と従業員とが一緒になって合意の上で作らないといけないものではありません。あくまでも、「会社が一方的に作成できる」ものです。

そうすると、「じゃぁ、雇い入れる前と雇い入れた後では、何が違うんだ」という意見も出てきますね。実は、会社が就業規則を一方的に作成してその内容を押し付けることができるのは、原則的には新規の従業員に対してのみとなります。もちろん、その就業規則の内容が法に違反しないことが条件です。

では、既にいる従業員についてはどうなるのか？
従業員を雇い入れているということは、すでに賃金や労働時間制度などの労働条件が設定されています。そこに就業規則を作成して新たな労働条件を設定することは、今まで存在しなかった義務を従業員に新たに押し付けることになるので、就業規則の内容によっては認められない可能性も出てきます。

さらに、就業規則未作成時には労務管理に疎かったけれども、いざ就業規則を作成したいと思ったときに、労働基準監督署対策・労使トラブル防止対策の観点から、ある意味従業員には不利益を課すことになるかもしれない条文を入れたいと思った場合は、もっと厄介です。

 
例えば、今まで月給30万円（支給名目は基本給一本）だった方に残業代を支払ってこなかったが、会社としては残業代を含んだつもりの給与設定をしていたため、就業規則作成にあたり、30万円のうち実は5万円は固定残業代としての支給だったとして給与の内訳を変更する場合です。

その変更を実行するということは、従業員側からすると、基本給が30万円から25万円に減額されるということになりますよね？最初から労務管理のことをしっかり考え、25万円の基本給と5万円の固定残業代として就業規則（給与規程）にもその内訳を明記しておけば、何の問題もなかったのです。それを入社の時点で拒否する人は、雇わなければ良いだけの話です。

極端な例かもしれませんが、要するに、従業員を雇う前なら自由に決められたはずなのに、雇った後に就業規則を作成することは「あと出しジャンケン」のようになってしまう可能性があるということです。このあと出しジャンケンは「就業規則の不利益変更」と呼ばれ、それが法的に認められるには非常に高い壁があります。あと出しジャンケンに同意してくれれば良いですが、同意しない者がいるから世の中で労使トラブルが頻発しているのです。

だから、従業員を雇う前に、企業防衛策をしっかり盛り込んだ就業規則を作っておくことが重要だと言えるのです。